Koniec roku to dla branży HoReCa moment szczególny. Dla wielu właścicieli hoteli, sal, klubów i restauracji to nie tylko możliwość dodatkowego zysku, ale też ostatnia szansa w roku na działania wizerunkowe. Właśnie w tę jedną noc możesz pokazać swoje miejsce z najlepszej strony – przyciągnąć nowych gości na różne okazje w kolejnych latach. Dowiedz się, jak zorganizować sylwestra w taki sposób, aby zakończyć rok z zyskiem finansowym, wizerunkowym i relacyjnym. Ostatnia noc roku to idealna okazja do promocji swojego miejsca.
Jak uniknąć strat przy organizacji Sylwestra?
Organizacja imprezy sylwestrowej to duże wyzwanie finansowe. Wynajem zespołu lub DJ-a, catering, dekoracje, promocja i obsługa – to koszty, które szybko rosną, jeśli nie są dobrze zaplanowane. Aby nie ponieść strat przy organizacji Sylwestra, warto podejść do tematu jak do projektu biznesowego.
Bardzo ważne jest stworzenie realistycznego budżetu, obejmującego wszystkie koszty stałe i zmienne. Dzięki temu można określić minimalną liczbę uczestników, przy której organizacja imprezy się zwróci. Poznanie jasnego progu rentowności ułatwia zarządzanie sprzedażą biletów i ustalenie ich ceny. Dobrą praktyką może być sprzedaż biletów w dwóch progach czasowych – przy większym wyprzedzeniu cena powinna być niższa, aby móc szybciej pokryć część kosztów organizacji i lepiej zaplanować wydatki.
Kluczem do uzyskania zysku z organizacji imprezy sylwestrowej jest właściwe zaplanowanie oferty. Nie zawsze warto być za wszelką cenę konkurencyjnym cenowo. W wielu przypadkach bardziej opłaca się postawić na wartość, na przykład ciekawy motyw przewodni i niepowtarzalne atrakcje. Goście będą skłonni zapłacić więcej, jeśli zyskają przekonanie, że czeka ich wyjątkowy wieczór.
Udany sylwester – pokaz możliwości i inwestycja w promocję miejsca
Dobrze zorganizowany sylwester to coś więcej niż jednorazowy przychód. To doskonała inwestycja w promocję miejsca, budowanie reputacji i okazja, by zaprezentować swój lokal potencjalnym klientom. Goście, którzy zapamiętają ten wieczór jako wyjątkowe doświadczenie, z pewnością będą wracać z zapytaniami o organizację imprez okolicznościowych.
Z tego względu w czasie imprezy sylwestrowej powinno się pokazać pełnię potencjału miejsca. Należy zadbać o wszystkie elementy udanej imprezy: od klimatycznej aranżacji sali, przez dopracowane menu, po sprawną obsługę i dobrą muzykę. Każdy element sylwestra staje się wizytówką firmy. Gość, który widzi profesjonalizm i zaangażowanie, automatycznie uznaje, że miejsce jest warte polecenia na inne okazje.
Impreza sylwestrowa jako początek relacji z klientem
Dla wielu gości sylwester to pierwszy kontakt z nowym miejscem. Dlatego tak ważne jest jak najlepsze pierwsze wrażenie, które może zaowocować długofalową relacją. Jeśli zadbasz o każdy szczegół – od powitania gości, przez jakość obsługi, po atmosferę i komunikację po imprezie, masz szansę zamienić jednorazowych uczestników w stałych klientów.
Idealnym sposobem, aby utrzymywać kontakt z uczestnikami, jest aktywność w social mediach. Takie działania budują społeczność wokół marki i zwiększają internetowe zasięgi lokalu na imprezy okolicznościowe. Po imprezie koniecznie udostępnij w mediach społecznościowych galerię zdjęć i relacje z imprezy. To nie tylko buduje pozytywny wizerunek, ale też sprawia, że informacje o firmie trafiają do szerszego grona odbiorców.
Jak wykorzystać Sylwestra do sprzedaży innych imprez?
Sylwester to idealna okazja, by promować ofertę na inne imprezy okolicznościowe – wesela, urodziny, komunie czy bankiety firmowe. Podczas wydarzenia możesz wyeksponować materiały promocyjne – np. baner z ofertą weselną, stojaki z katalogami i ulotkami lub kod QR prowadzący do strony firmowej.
Goście, którzy spędzają z Tobą tę noc, już znają klimat miejsca, jakość obsługi i poziom organizacji. Jeżeli zależy Ci na tym, aby sylwester przyniósł nowe rezerwacje, możesz rozlosować wśród uczestników voucher rabatowy na kolejną imprezę. Świetnie sprawdzają się kupony ze zniżką wręczane gościom przy wyjściu lub wysyłane po imprezie w formie newslettera. To prosty i skuteczny sposób na to, aby ten jeden wieczór stał się początkiem nowej współpracy.
Po sylwestrze podziękuj uczestnikom e-mailem lub SMS-em i w tej samej wiadomości zaprezentuj ofertę na nowy sezon. Jeśli ktoś właśnie szuka sali na wesele lub chrzciny, Twoje miejsce będzie pierwsze, o którym pomyśli. Pamiętaj, że każdy uczestnik sylwestra to potencjalny klient na kolejne wydarzenia.
Zacznij planować sylwestra już dziś – wykorzystaj tę noc nie tylko do zorganizowania niezapomnianej zabawy, ale także do sprzedaży usług eventowych i budowania długofalowych relacji z klientami. Jedna dobrze zorganizowana impreza sylwestrowa może wypełnić Twój kalendarz rezerwacji na cały nadchodzący rok i przynieść wymierne korzyści finansowe oraz wizerunkowe.
